Компания «Видео Интернешнл» (ВИ) запустила уникальный для медиарекламного рынка проект – электронную цифровую подпись (ЭП). Она позволяет заметно сократить сроки и затраты на доставку документов, которые при этом лучше защищены, а хранение и систематизация становятся проще и удобнее. Подписание документов происходит нажатием одной кнопки.
В ВИ электронная цифровая подпись работает на базе VIMB – автоматизированной системы размещения рекламы, которая установлена у рекламных агентств-партнеров и клиентов и позволяет работать в режиме онлайн в едином программном пространстве.
Сейчас с помощью ЭП подписываются счета, гарантийные письма, акты с графиками размещения и счета-фактуры для кампаний на федеральных и тематических телеканалах. Документы с ЭП имеют полную юридическую силу и не требуют дополнительных заверений. Аналогичная система используется во внутреннем документообороте ВИ.
В работе с ВИ новую систему уже успешно используют рекламные холдинги GroupM и Aegis Media.
«Перед нами стояла задача оптимизировать процесс документооборота с одним из ключевых партнеров, увеличить его скорость и снизить трудозатраты. В результате была достигнута существенная экономия на доставке документов, их регистрации, подписания внутри компании и архивации. Цифровое подписание документов снижает роль человеческого фактора в процессе - менеджеры не могут потерять полученные гарантийные письма, акты и счета-фактуры, а руководитель получает проверенный документ для визирования в максимально короткое время. Учитывая позитивные итоги внедрения ЭП в практику документооборота по телевизионным кампаниям, мы планируем развитие проекта в других СМИ», – сказал заместитель IT-директора Aegis Media Russia Максим Гасилин.
«Медиаагентства, входящие в GroupM, переходят на использование электронно-цифровой подписи в работе с ВИ. Опыт этого взаимодействия уже можно назвать успешным. Он показал, что переход на электронный документооборот реально экономит ресурсы и время, затрачиваемое на обработку документов», – добавил директор проекта по документообороту GroupM Гарегин Брутенц.
Оператор проекта - партнер ВИ компания «Такском», специализирующаяся на разработке и внедрении систем электронного документооборота. В ближайшее время ВИ планирует внедрять новую систему документооборота в работе с другими медиа и агентствами.
